Fase ou estagio de Projetos - Parte 1

Todo o projeto possui cinco fases : Iniciação, Planejamento, Execução, Controle, Encerramento.


Podemos resumir a definição da fase de iniciação como sendo a fase de decisão se um projeto deve ser iniciado ou não, é a fase das escolhas estratégicas de projetos. A fase de iniciação é importante, pois sempre devemos partir da premissa de que as necessidades são infinitas e os recursos são finitos o que nos leva sempre a tomar a decisão de qual projeto devemos iniciar em detrimento de outro. Para decidir quais os projetos devem iniciar, as empresas devem estabelecer os critérios para apoiar essa decisão. Podemos citar como exemplo desses critérios o retorno sobre investimento que o projeto trará, o alinhamento a estratégia da empresa, os riscos envolvidos, … Essa é sempre uma fase dificil, pois a decisão deve ser rápida e a empresa dispõe de pouca informação para decidir, além do mercado estar em constante mudança.
 deve ser iniciado, a próxima fase é a fase de planejamento do projeto. O principal objetivo dessa fase é elaborar mais detalhadamente as informações reunidas na fase de iniciação. Vale lembrar que a decisão de iniciar o projeto nem sempre é definitiva, pois durante a fase de planejamento ao detalhar mais sobre o projeto pode se chegar a conclusão de que o projeto é inviável e que deve ser cancelado. Por exemplo, durante a fase de iniciação projetou-se que o retorno sobre o investimento seria de 3 por 1 (para cada 1 real investido haveria 3 reais de retorno) com um custo total de 1 milhão de reais, mas ao detalhar mais o projeto chegou-se a conclusão de que o projeto terá um custo de 5 milhões de reais. Nesse caso, como a premissa inicial para a tomada de decisão não vale mais (o custo projetado inicialmente era apenas 1/5 do real), o projeto  retorna para o comitê de decisão para a nova decisão se ele continua assim mesmo ou não.

Realizada a decisão se determinado projeto,detalhando com mais precisão quais os requisitos do produto a ser criado e quais os benefícios que devem ser alcançados ao final do projeto. Após esse detalhamento do escopo, parte-se para definição das atividades necessárias para desenvolvimento do produto a ser entregue, além de quais os recursos(habilidades e recursos físicos) serão necessários, lembrando que o gerente do projeto não deve perder de vista qual a qualidade do produto esperada pelo cliente. A descrição acima refere-se as áreas de conhecimento de escopo, tempo, custo e qualidade. Mas um planejamento de um projeto não se resume a esses 4 elementos. Temos que levar em consideração a comunicação, os riscos, as pessoas e a integração entre esses elementos.

Continuando na fase de planejamento, nessa fase será criada a base para as decisões que serão tomadas ao longo do . A primeira preocupação do gerente do projeto deve ser com o maior detalhamento do escopo do projeto 

 A comunicação em um projeto é a parte mais importante para a boa gestão do projeto. 90% do tempo do gerente do projeto é gasto com comunicação. Comunicação que é necessária para manter a equipe alinhada aos objetivos do projeto, para resolução dos problemas com eficiência e para estabelecer a responsabilidade de cada um no projeto.

Os riscos são importantes para desenvolver uma atitude de proatividade na equipe do projeto. Vale aquela máxima “É melhor previnir do que remediar”. O gerente do projeto deve estar sempre atento a qualquer sinal de problema para o projeto e agir proativamente para evitar que esse risco torne-se um problema utilizando muita criatividade, liderança e de muita comunicação. As antenas devem estar ligadas o tempo todo.

Em todo esse processo, não podemos esquecer das PESSOAS, pois sem as PESSOAS não há como realizar o projeto. E aí entra as habilidades de liderança do lider do projeto em manter a equipe motivada, focada no objetivo do projeto e atuando em colaboração com todos os membros da equipe.

Todos esses elementos do planejamento devem estar integrados, ou seja, as pessoas certas para realizar as atividades certas, as atividades de monitoração dos riscos previstas no seu cronograma, as responsabilidades estabelecidas, os custo estimados com a maior precisão possível. Também não podemos desconsiderar os procedimentos que a empresa possui e que devem ser seguidos como, por exemplo, caso esse projeto seja realizado em uma empresa estatal você provavelmente terá que levar em consideração procedimentos ligados a licitação para compra de determinados recursos.  Após todo esse trabalho de integração, você terá o seu plano de projeto elaborado e chegaremos ao segundo ponto de decisão de um projeto que é a aprovação do plano. Nesse caso, é importante que seja realizada uma reunião com todos os participantes da equipe do projeto (solicitante e executante), além dos demais interessados do projeto (demais stakeholders e intervenientes) para que seja apresentado o plano e ratificado os acordos estabelecidos quanto as responsabilidades de cada um no projeto e com os prazos estabelecidos.

 É sempre bom lembrar que nenhum planejamento é perfeito e que o importante é estar sempre monitorando o ambiente e fazendo os ajustes, afinal de contas, ninguém tem bola de cristal para saber tudo o que vai acontecer durante todo o projeto. Esse fase que detalhamos acima é onde há um maior esforço para o planejamento, mas não é o esforço definitivo de planejamento. O gerente do projeto deve estar planejando constantemente o projeto.